Yhdistyksen säännöissä on mainittava: 1) yhdistyksen nimi; 2) yhdistyksen kotipaikkana oleva Suomen kunta; 3) yhdistyksen tarkoitus ja toimintamuodot; 4) jäsenen velvollisuudesta suorittaa yhdistykselle jäsenmaksuja ja muita maksuja; 5) yhdistyksen hallituksen jäsenten ja yhdistyksen tilintarkastajien sekä toiminnantarkastajien lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi; (16.7.2010/678) 6) yhdistyksen tilikausi; 7) milloin yhdistyksen hallitus ja tilintarkastajat sekä toiminnantarkastajat valitaan, tilinpäätös vahvistetaan ja vastuuvapaudesta päätetään; (16.7.2010/678) 8) miten ja missä ajassa yhdistyksen kokous on kutsuttava koolle; sekä 9) miten yhdistyksen varat on käytettävä, jos yhdistys purkautuu tai lakkautetaan.

Yhdistyslaki (1989/503) § 8

HOIKAN SUKUSEURAN SÄÄNNÖT

1 § Nimi ja kotipaikka 
Yhdistyksen nimi on Hoikan Sukuseura ja sen kotipaikka Rovaniemen kaupunki. Näissä säännöissä yhdistyksestä käytetään nimitystä sukuseura. 

2 § Tarkoitus ja toimintamuodot
Sukuseuran tarkoituksena on selvittää Hoikka-suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta suvun jäsenten keskuudessa. Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura mahdollisuuksiensa mukaan: I Järjestää sukukokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita sukuseuran toimintaan liittyviä tilanteita; II Kerää ja arkistoi sukua koskevaa tietoutta, selvittää ja auttaa suvun jäseniä selvittämään suvun vaiheita sekä saattaa tutkimustiedon tulokset jäsenten tietoon; III Harjoittaa tarkoituksensa toteutumista edistävää julkaisutoimintaa ja IV Pitää jatkuvasti luetteloa suvun jäsenistä asianosaisten yksityisyyden suojaa ja vallitsevaa tietosuojalainsäädäntöä kunnioittaen. Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi ottaa vastaan testamentattua ja lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää varainkeräyksiä ja arpajaisia. Sukuseura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellisia kiinteistöjä.

3 § Jäsenet
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 15 vuotta täyttänyt henkilö, joka polveutuu lautamies Juho eli Johan Hoikasta (1807–1875) ja hänen vaimostaan lukkarintytär Maria Nyströmistä (1822–1875). Lisäksi sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka polveutuu Anttilan talon isäntänä 1573–1610 toimineesta rovaniemeläistä talonpojasta Niilo Antinpojasta tai joka on muuten kiinnostunut tämän sukuseuran toiminnasta ja Hoikka-suvun vaiheista. Sukuseuran jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenyys alkaa, kun hallitus on hyväksynyt jäsenen. Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisestaan sukukokouksessa. Varsinaiselta jäseneltä perittävän vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää varsinainen sukukokous. Jäsenille, jotka eivät ennen tilikauden alkua ole täyttäneet kahdeksaatoista vuotta, voidaan määrätä muita jäseniä alempi jäsenmaksu. Sukuseuran hallitus voi myöntää jäsenelle vapautuksen jäsenmaksusta korkean iän, sairauden tai muun syyn aiheuttaman maksukyvyn heikentymisen perusteella. Jäsen, joka ei ole vapaa velvollisuudesta suorittaa vuotuinen jäsenmaksu, voidaan katsoa eronneeksi sukuseurasta, jos hän on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahdelta viimeksi päättyneeltä kalenterivuodelta. Sukuseuran ainaisjäseneksi katsotaan jäsen, joka on suorittanut yhdellä kertaa jäsenmaksun kymmenkertaisena ennen vuotta 2003. Hallituksen esityksestä sukukokous voi kutsua sukuseuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisen ansioitunut seuran toiminnassa. Ainais- ja kunniajäsenet on vapautettu jäsenmaksuvelvoitteesta. Sukuseuran jäsenluetteloa pitää sukuseuran hallitus sukututkimus- ja jäsenrekisteriselosteessa tarkemmin kuvatulla tavalla. 

4 § Hallitus
Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, joka valitaan sukuseuran varsinaisessa sukukokouksessa. Valinnassa tulee pyrkiä seuran eri sukuhaarojen mahdollisimman laajaan edustukseen hallituksessa. Hallituksen toimikausi on sukukokousten välinen aika. Hallitukseen kuuluvat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja viisi muuta jäsentä. Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuoleltaan lisäksi sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarpeellisiksi katsomansa toimihenkilöt. Hallitus voi lisäksi asettaa keskuudestaan tai sukuseuran muista jäsenistä avukseen valiokuntia erityisten tehtävien hoitamista varten. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai tämän estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, mikäli he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään kaksi hallituksen jäsentä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun läsnä on puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kolme muuta hallituksen jäsentä. Hallituksen päätökseksi tulee se mielipide, jota enemmistö kokouksessa kannattaa. Äänten mennessä tasan asia päätetään puheenjohtajan mielipiteen mukaisesti, ellei kyseessä ole vaali, jossa valinnan ratkaisee arpa. Hallituksen kokouksista on pidettävä päätöspöytäkirjaa, jonka hallituksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat. 

5 § Sukuseuran nimen kirjoittaminen
Sukuseuran nimen kirjoittaa sukuseuran puheenjohtaja yhdessä varapuheenjohtajan kanssa tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

6 § Tilit
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätökset tarvittane asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomukset on annettava tilin- ja toiminnantarkastajalle tarkastettavaksi viimeistään kolme kuukautta ennen seuraavan varsinaisen sukukokouksen pitämispäivää. Tilin- ja toiminnantarkastajan lausunto tilien ja seuran hallinnon tarkastuksesta on annettava hallitukselle viimeistään kaksi kuukautta edellä tarkoitettua kokouspäivää. 

7 § Sukuseuran kokoukset
Sukuseuran kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava jokaiselle jäsenelle sähköisesti taikka postitse. Toimituksen on tapahduttava viimeistään kolmekymmentä (30) päivää ennen kokousta. Sukuseuran varsinainen sukukokous pidetään joka kolmas vuosi hallituksen määräämänä päivänä huhti-syyskuun aikana. Sukuseuran ylimääräinen sukukokous pidetään, kun seuran sukukokous niin päättää, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta taikka vähintään yksi kymmenesosa seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten kirjallisesti hallitukselta vaatii. Seuran sukukokouksessa jokaisella jäsenellä on äänioikeus. Jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni. Sukuseuran päätöksesi tulee näiden sääntöjen 9 §:ssä tarkoitettuja päätöksiä lukuun ottamatta se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan asia päätetään kokouksen puheenjohtajan mielipiteen mukaisesti, ellei kyseessä ole vaali, jossa valinnan ratkaisee arpa. 

8 § Varsinainen sukukokous
Sukuseuran varsinaisessa sukukokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaus;
2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;
3. Kokouksen puheenjohtajan, sihteerin ja kahden pöytäkirjantarkastajan valinta;
4. Kokouksen kahden äänenlaskijan valinta;
5. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen;
6. Seuran tilinpäätösten, vuosikertomusten sekä tilin- ja toiminnantarkastajan lausunnon esittäminen varsinaisten sukukokousten väliseltä ajalta;
7. Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen;
8. Toimintasuunnitelman, jäsenmaksun suuruuden ja talousarvion vahvistaminen seuraavalle sukukokousten väliselle kolmevuotiskaudelle;
9. Hallituksen puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja viiden muun jäsenen valinta;
10. Tilin- ja toiminnantarkastajan valinta sekä
11. Muut kokouskutsussa mainitut asiat. 

Mikäli seuran jäsen haluaa saattaa jonkin asian varsinaisen sukukokouksen käsiteltäväksi, hänen on ilmoitettava siitä hallitukselle kirjallisesti siten, että asia ehditään sisällyttää kokouskutsuun.

9 § Sääntöjen muuttaminen ja sukuseuran purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja seuran purkamisesta on voimaan tullakseen tehtävä seuran kokouksessa vähintään kahden kolmasosan määräenemmistöllä annetuista äänistä. Purkamista koskevan päätöksen tekemiseen vaaditaan sama äänienemmistö kahdessa peräkkäisessä sukukokouksessa, jotka pidetään vähintään kahden kuukauden väliajoin. Sukuseuran purkautuessa seuran varat käytetään seuran tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Sukuseuran arkisto on luovutettava Kansallisarkistolle tai Oulun maakunta-arkistolle. 

10 § Muu päätöksenteko
 Muussa päätöksenteossa noudatetaan niitä yhdistyslain (1989/503) säännöksiä, jotka sitovat kaikkia yhdistyksiä.

Hoikan Sukuseura ry:n varsinainen sukukokous valtuutti 22.07.2023 sukuseuran hallituksen tekemään sääntöihin tarvittavat korjaukset, jotka on eritelty tarkemmin hallituksen pöytäkirjassa 04/2023. Sukuseuran hallitus hyväksyi muutetut säännöt kokouksessaan 01/2024. Alkuperäiset säännöt on laadittu sukuseuran perustamiskokouksessa vuonna 1986.